De la demande de devis à la facture d'acompte, sans rien ressaisir.
Avant, chaque demande prenait 45 minutes de copier-coller entre le site, les e-mails, le tableur et le logiciel de devis. Nous avons relié ces outils : il ne reste que ce qui demande un menuisier. Lancez une demande test pour voir le circuit.
Le circuit
En pointillés : les étapes où le gérant garde la main.
- Site
Demande reçue sur le site
Projet, délai, commune et photos du client.
- Google Sheets
Fiche client créée
Coordonnées, projet, origine de la demande, sans doublon.
- E-mail · SMS
Accusé de réception au client
E-mail personnalisé et SMS : « nous vous rappelons sous 24 h ».
- Agenda · Devis
Visite proposée et devis préparé
Créneaux de visite envoyés ; brouillon de devis prérempli à partir du catalogue. Le gérant ajuste et valide.
- Agent Relances
Relances J+3, J+7, J+15
Arrêtées dès que le client répond ou signe.
- Facturation
Signature : facture d'acompte de 40 %
Facture créée dans le logiciel, envoyée avec le lien de paiement.
- Planning
Chantier ajouté au planning
Commande de bois préparée, tableau de bord mis à jour.
Essayer
Une demande fictive traverse le circuit en accéléré.
En attente d'une demande…
- Recopier la demande dans le tableur, puis dans le logiciel
- Chercher le dernier devis similaire pour s'en inspirer
- Noter les relances sur un post-it… et en oublier
- Refaire la facture d'acompte à la main
- Tout est saisi une seule fois, par le client
- Le devis arrive prérempli, il reste à l'ajuster
- Les relances partent seules, au bon moment
- La facture se crée à la signature